Глава 7.Тонкости и нестандартные ситуации
q Microsoft Word
q Microsoft Excel
q 1С:Предприятие
При использовании любой программы, в том числе 1С:Предприятие 8.0, нередко возникают ситуации, которые ввиду их специфичности не описаны ни в пользовательской документации, ни в справочной системе. Поэтому в данной главе в форме вопросов и ответов рассказано, как оптимально и с минимальными потерями выйти из некоторых подобных ситуаций. Следует учитывать, что полноценно описать все затруднительные положения, в которых может оказаться пользователь системы, практически невозможно.
Microsoft Word
На основе одного документа Word формировался другой (путем копирования и вставки блоков текста). Кроме того, в формируемый файл вносились изменения с клавиатуры, при этом по ошибке были внесены ненужные корректировки и в документ-источник. Можно ли избежать подобных ситуаций?
Такие ошибки нередко допускают начинающие пользователи. Чтобы исключить ошибочное редактирование документа, следует выполнить команду Сервис4Установить защиту, с помощью которой включается режим защиты документа от ошибочного внесения изменений как с применением пароля, так и без него. После установки защиты данная функция будет называться Снять защиту.
Как изменить (в частности, увеличить) количество запоминаемых системой файлов (отображаемых в меню Файл), которые открывались последними?
Следует в окне Параметры, открываемом с помощью команды Сервис4Параметры, перейти на вкладку Общие и в поле помнить список из указать требуемое количество файлов (возможен выбор значения от 1 до 9).
При формировании нескольких однотипных бухгалтерских документов можно использовать один вариант таблицы. Есть ли возможность избежать многократного настраивания одной и той же конфигурации таблицы?
Такая возможность есть. Для этого в окне параметров таблицы, открываемом с помощью команды Таблица4Добавить4Таблица, следует установить флажок По умолчанию для новых таблиц. В результате данная конфигурация таблицы будет сохранена и использована по умолчанию при формировании следующей таблицы, что позволяет быстро сформировать необходимое количество однотипных таблиц.
При первом сохранении документов система по умолчанию предлагает сохранять их как файлы с расширением DOC. Ввиду того, что на нашем предприятии более популярен формат RTF, хотелось бы, чтобы по умолчанию они сохранялись именно в этом формате. Возможно ли это?
Следует выполнить команду Сервис4Параметры и в открывшемся окне перейти на вкладку Сохранение. На данной вкладке в поле сохранять файлы Word как из раскрывающегося списка нужно выбрать требуемый формат, который программа будет предлагать по умолчанию при сохранении документа. В данном случае в качестве значения этого поля необходимо выбрать Текст в формате RTF (*.rtf).
Microsoft Excel
Какие бухгалтерские документы целесообразно формировать средствами Microsoft Excel?
Средствами Microsoft Excel рекомендуется создавать документы, которые содержат расчетные данные: ведомость по счетам, бухгалтерский баланс и т. п. Бухгалтерские документы, при формировании которых расчет не требуется (платежные поручения, приказ об учетной политике предприятия, бухгалтерские справки и т. п.), можно создавать средствами Microsoft Word.
Можно ли изменить шрифт, предлагаемый системой по умолчанию?
Настройка шрифта, который будет применяться по умолчанию в Microsoft Excel, осуществляется на вкладке Общие окна Параметры, которое открывается при выполнении команды Сервис4Параметры. В поле Стандартный шрифт из раскрывающегося списка следует выбрать шрифт, а в поле Размер — его размер.
1С:Предприятие
Длительное время при работе с планом счетов бухгалтерского учета его элементы (счета) редактировались непосредственно в окне списка, однако со временем стало понятно, что на данном предприятии это нецелесообразно. Как включить режим редактирования счетов бухгалтерского учета в специальном диалоговом окне?
Для решения этой проблемы следует запустить систему 1С:Предприятие в режиме работы Конфигуратора. В дереве объектов конфигурации нужно установить указатель мыши на ветвь Планы счетов4Основной (вместо Основной может быть ветвь с другим названием плана счетов) и выбрать в контекстном меню пункт Изменить, в результате чего откроется окно редактирования свойств объекта конфигурации. В данном окне необходимо перейти на вкладку Формы и установить переключатель Редактирование в положение В диалоге.
После этого, используя стандартные средства системы, следует создать форму ФормаЭлемента, включить в нее все необходимые параметры и выбрать эту форму основной формой счета (это производится в группе полей Основные формы, поле Счета). После выполнения указанных действий необходимо обновить конфигурацию базы данных с помощью клавиши F7 или команды Конфигурация4Обновить конфигурацию базы данных.
В процессе работы с отчетом Карточка счета стали возникать сбои при его формировании. Это проявляется, если изменяется значение какого-либо параметра отчета (например, значение поля Счет: сначала сформировали отчет по счету 60, а затем — по счету 99). После такого изменения отчет не формируется, а остается прежний.
Данная ошибка распространена у начинающих пользователей. Решить проблему достаточно просто — после изменения любого параметра отчета следует нажать кнопку Сформировать. Только после этого произойдет переформирование отчета в соответствии с измененной настройкой.
Позволяют ли стандартные средства системы контролировать правильность формирования бухгалтерских проводок работниками бухгалтерии? На практике иногда возникают ситуации, когда полностью исправить ошибку бухгалтера практически невозможно из-за несвоевременного ее обнаружения.
Чтобы подобные проблемы не возникали, следует при эксплуатации системы использовать механизм типовых операций или каталог корректных корреспонденций счетов бухгалтерского учета (можно одновременно использовать и то, и другое).
В первом случае необходимо четкое разграничение прав пользователей на доступ к информации. При формировании бухгалтерских проводок пользователь должен оперировать только доступными ему типовыми операциями, которые настроены заранее. При этом права редактирования типовых операций пользователю не предоставляются. В результате практически исключается вероятность ошибки даже у неопытного пользователя. Иначе говоря, перечень типовых операций формируется на предприятии уполномоченными сотрудниками (главный бухгалтер, его заместитель и др.), а остальные работники бухгалтерии используют их в качестве нередактируемого шаблона.
Во втором случае следует в режиме работы Конфигуратора на ветви Регистры сведений дерева конфигурации создать объект КорректныеКореспонденции, с помощью которого в режиме работы 1С:Предприятие можно вести каталог корректных корреспонденций счетов бухгалтерского учета. Пользователям, формирующим бухгалтерские проводки, права редактирования данного каталога не предоставляются. В результате при попытке создания некорректной бухгалтерской проводки система автоматически заблокирует этот процесс и выдаст соответствующее предупреждение.
На нашем предприятии информация о контрагентах содержится в справочнике организаций (Операции4Справочник4Организации), который редактируется в окне списка. До последнего времени для каждого контрагента указывались наименование и ИНН, однако руководство предприятия дало указание включить в данные о контрагенте еще и КПП. Как реализовать данное решение, используя стандартные средства системы?
Чтобы решить данную проблему, следует запустить систему в режиме работы Конфигуратора. В дереве объектов конфигурации следует выбрать ветвь Справочники4Организации и выбрать в контекстном меню пункт Изменить. Откроется окно редактирования свойств объекта конфигурации, в котором необходимо перейти на вкладку Данные. В соответствующем поле данной вкладки нужно по обычным правилам сформировать требуемый реквизит (КПП). После этого следует внести необходимые изменения в форму списка, для чего на вкладке Формы нужно выделить требуемую позицию и с помощью команды Открыть форму контекстного меню перейти в режим редактирования формы для создания соответствующего элемента управления. После выполнения указанных действий нужно в обычном порядке обновить конфигурацию базы данных.
В шаблон типовой операции внесены изменения. Как изменить документы, в которых она используется?
В данном случае возможны два варианта внесения необходимых изменений в документы: заново привязать типовую операцию к документам или в режиме редактирования документа воспользоваться соответствующим элементом управления, предназначенным для переформирования отчета (например, кнопкой Сформировать проводки). После этого следует сохранить внесенные изменения.
Как оперативно проверить имеющиеся в системе бухгалтерские проводки на соответствие их установленным корректным корреспонденциям счетов?
Подобная ситуация обычно возникает, когда регистр сведений Корректные корреспонденции используется не с начала эксплуатации системы, а по истечении некоторого времени. Чтобы проверить имеющиеся в системе проводки на соответствие данным этого регистра, следует в журнале проводок нажать кнопку Проверка проводок. В случае обнаружения проводок с корреспонденцией, несоответствующей каталогу корректных корреспонденций, система выдаст соответствующее предупреждение.
Наблюдается перенасыщенность журнала регистрации системных событий излишней информацией. Можно ли установить фильтр на включаемые в журнал события?
В системе реализована возможность отбора системных событий для включения их в журнал регистрации. Для этого следует запустить систему в режиме работы Конфигуратора и выполнить команду Администрирование4Настройка журнала регистрации. Параметры открывшегося окна позволяют отобрать регистрируемые в журнале события. Наиболее оптимальным режимом отбора, приемлемым для большинства пользователей системы, является Регистрировать ошибки, предупреждения.
В связи с налоговой проверкой возникла необходимость формирования отчета, в котором отражались бы взаимоотношения нашей организации с двумя другими контрагентами. Причем это должен быть именно один сводный отчет, а карточки счета и оборотно-сальдовые ведомости по счетам в данном случае неприемлемы. Как реализовать подобный отчет в системе 1С:Предприятие?
Выход в сложившейся ситуации один — использовать инструмент Консоль отчетов, предназначенный для настройки и формирования нестандартных отчетных форм. В данном случае целесообразно применять отчеты типа Обороты между счетами или Обороты и остатки по счету в разрезе субконто (при условии, что по счетам расчетов с контрагентами ведется аналитический учет в разрезе субконто по организациям). В соответствующем поле окна настроек отчета нужно выбрать необходимые организации (при этом Тип сравнения установить В списке), а также задать нужный интервал времени и счет бухгалтерского учета.
На нашем предприятии действует приказ об учетной политике, который предусматривает существенные изменения в порядке учета основных средств. Как в системе 1С:Предприятие отредактировать каталог видов основных средств?
Чтобы отредактировать перечень видов основных средств, необходимо запустить систему в режиме работы Конфигуратора. Требуемый каталог формируется и редактируется на ветви Перечисления дерева конфигурации (в большинстве случаев он называется ВидыОС, хотя название этого перечисления на конкретном предприятии может быть другим). В результате выбора в контекстном меню пункта Изменить открывается окно редактирования свойств объекта конфигурации. На вкладке Данные приводится сформированный ранее список значений перечисления ВидыОС, который можно редактировать (добавлять и удалять элементы списка, а также изменять их свойства) по обычным правилам работы в Конфигураторе. После выполнения необходимых действий следует стандартным образом обновить конфигурацию базы данных.
Заключение
Полноценная работа бухгалтера в настоящее время невозможна без применения современных программных разработок. Поэтому основное внимание в книге уделено разнообразным приемам и методам работы на компьютере, которые понадобятся как начинающим, так и более опытным пользователям.
В главе 1 дается начальное представление о персональном компьютере и его устройстве, описан порядок работы с операционной системой Windows, а также навыки работы в Интернете и с электронной почтой. Основные акценты сделаны на наиболее популярных и часто используемых в бухгалтерской практике режимах работы.
Немаловажным для бухгалтера является умение работать с текстовым редактором Microsoft Word и табличным редактором Excel. Особенно это касается специалистов, у которых нет возможности использовать в работе специализированные программы. В соответствующих разделах глав 2 и 3 подробно описаны интерфейс и функциональные возможности Word и Excel, рассказано о настройке их параметров, а также приведены примеры формирования некоторых бухгалтерских документов средствами текстового и табличного редакторов.
Глава 4 посвящена описанию специализированных систем, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учета и управления предприятием. В ней рассказано о наиболее популярных сегодня программах: 1С:Предприятие, Галактика и Парус. О системах Галактика и Парус рассказано обзорно, в ознакомительном порядке.
Основное внимание в главах 5 и 6 уделено описанию приемов и методов работы с системой 1С:Предприятие, поскольку на сегодняшний день она является самой популярной и часто используемой программой, предназначенной для автоматизации бухгалтерского учета.
В главе 7 кратко описаны тонкости и нестандартные ситуации, в которых может оказаться пользователь. Для легкости восприятия материал представлен в форме «вопрос — ответ».