Что касательно Журналов операций и Оборотов в Главную книгу…
Данный вопрос действительно в очень малой мере регламентирован какими-либо нормативно-правовыми документами, инструкциями, разъяснениями и т.п. Изначально мы полагали, ввиду того, что Главная книга, в отличие от Журнала-главной представляет собой не что иное, как Оборотно-сальдовую ведомость, то и принцип простой – каждому Счету в Плане счетов должен быть определен Журнал операций. Таким образом, технология заполнения Главной книги в примитивном изложении примерно следующая:
1. Работаем со строкой Главной книги, соответствующей такому-то счету.
2. Определяем по Плану счетов, какой Журнал определен для данного Счета.
3. Итоги по данному Счету из Журнала операций переносим в Главную книгу.
Такова ли эта методика, или какая-то иная - Инструкцией не определено. В ней можно лишь заметить, что для некоторых Счетов указаны Журналы, а для некоторых нет. Однако, большинство примеров регистрации в Учетных регистрах тех или иных операций отражают несколько иную идеологию. Основная идея по-прежнему в том, что если операция зарегистрирована в одном Журнале, зачем дублировать ее в другом? Это и неэргономично, да и с первичными документами тоже вопрос. Документ один, а записи в двух Журналах. Какому отдать предпочтение при подшивке?
Однако, к этому правилу напрашивается исключение. К примеру, речь идет об операции выдачи денежных средств под отчет. Дт 208 хх – Кт 201 04. Следуя нашей идее, достаточно отразить ее только в Журнале по Кассе. Но при этом совсем не помешало и по Подотчетным лицам иметь отдельный Учетный регистр. При этом регистр по Подотчетным лицам должен полноценно отражать все операции, касающиеся Подотчетных лиц – и получение средств и их возврат и расходы. Т.е., все-таки данная операция должна отражаться дважды в двух Журналах.
Таким образом, приходим к следующему порядку:
1. Не следует придерживаться правила «Каждому счету в обязательном порядке Журнал операций».
2. Следует учитывать следующие особенности отражения операций в Журналах:
2.1. Если Инструкцией определены Журналы и для Счета Дебета проводки и для Счета Кредита – данная операция отражается в обоих Журналах;
2.2. Если Инструкцией определен Журнал для Счета Дебета или для Счета Кредита – данная операция отражается только в одном Журнале, определенном для одного из счетов.
2.3. Если Инструкцией не определен Журнал операций ни для одного из корреспондирующих счетов, данная операция отражается в Журнале по прочим операциям (в простонародье – Журнале № 8).
Каковы «плюсы» и «минусы» каждого из подходов? Рассмотрим их на примере трех операций:
1. Списание материальных запасов Дт 401 01 200 – Кт 105 хх;
2. Списание расходов по авансовому отчету Дт 401 01 200 – Кт 208 хх;
3. Списание на расходы услуг, оказанных поставщиком Дт 401 01 200 – Кт 302 хх.
При первом подходе каждому Счету должен быть определен Журнал операций. Согласно Инструкции, для 105 хх - № 7, 208 хх - № 3; 302 хх - № 4. Счету 401 01 200 Инструкцией Журнал не определен. Тогда мы считаем, что это должен быть Журнал № 8.
При втором подходе все как и в первом варианте, только Счету 401 01 200 Журнал не определен.
Разница в отражении операций будет в том, что:
В первом случае каждая операция будет отражена единожды в Журналах № 7, 3 и 4. Журнал № 8 не задействован вообще.
Во втором случае каждая операция будет отражена дважды. В Журналах № 3, 7, 4 и все три в Журнале № 8.
Разница в результатах такого отражения:
В первом случае мы экономим на трудозатратах, бумаге, тонере. Бережем людские и природные ресурсы и т.д. и т.п. Но, если нас заинтересуют в сводом виде Обороты по Счету 401 01 200, нам придется отдельно собирать их по Журналам № 7, 3 и 4. Кроме того, похоже, что Остатков по Счету 401 01 200 на уровне Журналов мы не увидим вообще нигде.
Во втором случае записей у нас вдвое больше (а, следовательно, и всякого рода затраченных ресурсов). Однако, если нас заинтересуют Остатки и Обороты по Счету 401 01 200 – пожалуйста. Все это отражено в Журнале № 8.
В свое время мы разъяснили эту ситуацию клиентам, предоставили им выбор. В подавляющем большинстве случаев они решили не экономить на бумаге, и предпочли вариант 2. В этом случае мы в настройке Плана счетов в Парусе всем Счетам, для которых Журнал операций Инструкцией не определен присвоили № 8. Однако сейчас, со временем, видение начинает меняться. Хотя разработчики Инструкции, насколько нам известно, обстоятельно не регламентировали обсуждаемые выше нюансы, судя по всему, их видению все же соответствует вариант 2. Кроме того, для варианта 1 в Парус-Бухгалтерии мы столкнемся с дополнительным геморройчиком. К примеру, алгоритм Журнала по прочим операциям не предусматривает сворачивания записей по документам. В нем отдельными строчками будут отражаться все позиции спецификации внутренних документов, что в некоторых случаях может быть весьма критично по объему записей.
Несмотря на то, что при втором подходе нет Журнала, в котором в полной мере были бы отражены Остатки и Обороты по некоторым счетам (в нашем случае, к примеру Счету 401 01 200) – это совершенно не означает, что в Главной книге он не будет отражен полноценно. Будет. Но, в силу того, что информацию об Оборотах данного счета мы собираем из нескольких Журналов, то и в Главной книге все будет отражено несколькими строками – отдельными для каждого Журнала. Кроме того, для Парус-Бухгалтерии определено правило, согласно которому даже в случае, если операция отражается в двух Журналах, в Главной книге для обоих Счетов она будет отражена по строке того Журнала, порядковый номер которого ниже (для настроек Парус-Бухгалтерии 7.хх Индекс меньше).